Personalabrechnung

Personalabrechnung bedeutet in erster Linie die Erstellung eines Verdienstnachweises pro Mitarbeiter und Monat. Darüber hinaus jedoch sind viele weitere Aufgaben damit verbunden, wie z.B. das führen von einer digitalen Personalakte. Die Stundennachweise oder ein digitales Zeiterfassungssystem sind genau so ein Teil der Personalabrechnung, wie die Sofortmeldepflicht für bestimmte Branchen, Meldeverfahren der Sozialversicherung und die Lohnsteuer.

 

Die Abrechnung ist eine Terminangelegenheit. Die Krankenkassen erwarten die Meldung der Beitragsschätzung und die Zahlung der gemeldeten Beiträge zum drittletzten Bankarbeitstag im Monat. Ebenso muss die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt in Form einer Lohnsteueranmeldung erfolgen. Was aber ebenso, wenn nicht sogar wichtiger ist, ist die pünktliche Übergabe der Abrechnung an den Mitarbeiter. Die Motivation des Mitarbeiters ist abhängig vom verlässlichen Zahlungseingang seines Lohnes.

Die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung können aus verschiedene Weisen dem Mitarbeiter ausgehändigt werden. Der wird der klassische Weg genutzt, in dem die Abrechnung ausgedruckt und dem Mitarbeiter persönlich übergeben oder mit der Post geschickt wird. Alternativ können wir die Lohnabrechnung per E-Mail zustellen. Zu beachten ist hier, das die Übermittlung der Abrechnung wegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verschlüsselt erfolgen muss. Deswegen erhält der Mitarbeiter ein Passwort, mit dem er die Abrechnungen öffnen kann. Als weitere Alternative bieten wir jedem Mitarbeiter einen Zugang zu einem passwortgeschützten Bereich im Internet, über den die Daten zu sehen sind.

 

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Gesetze regeln das Zusammenwirken von Mitarbeiter und Arbeitgeber. Gerade bei einem nicht harmonischen Ausscheiden eines Mitarbeiters erkennen Sie die Qualität Ihres Arbeitsvertrages. Wir empfehlen deshalb unbedingt einen maßgeschneiderten Musterarbeitsvertrag mit einem Rechtsanwalt anfertigen zu lassen.Gerade bei den Regelungen zur Arbeitszeit sind Sie verpflichtet die Arbeitszeiten und Pausen Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Deswegen müssen Ihre Mitarbeiter Stundenzettel führen. Wir empfehlen jedoch eine digitale Zeiterfassung, weil hier die Fehlzeiten, wie z.B. Urlaub, Krankheit besser abgestimmt werden kann. Insbesondere die Gesetze, wie z.B. Arbeitsschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz, Betriebssicherheitsverordnung viele und viele weitere stellen Sie vor einigen Herausforderungen.

Sie finden übrigens alle Dokumente aus dem Personalwesen und die digitale Personalakten in unserer Cloud. Die Cloud ist ein passwortgeschützter Zugang im Internet auf unseren Server. Dort befinden sich die Dokumente im pdf-Format zum download. Sie können aber auch selbst Dokumente hochladen, wie Verträge und Vereinbarungen. Bescheinigungen oder die Korrespondenz mit Behörden.

 

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Häufig gestelle Fragen:

Jeder Unternehmer ist verpflichtet die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter auszuzeichnen. Dies ist geregelt im Arbeitszeitgesetz geregelt. Bei Kontrollen können bei fehlenden Stundennachweisen empflindliche Bußgelder drohen. Deshalb ist es für Sie sehr wichtig, die Stundennachweise, Arbeitsverträge, Lohnabrechnung und den Zahlungsnachweis der Löhne sofort griffbereit zu haben. Hierzu eignet sich unsere digitale Personalakte bestens.
Die digitale Personalakte steht Ihnen online in einem passwortgeschützten Bereich zur Verfügung. Alle Benutzer, die die Berechtigung haben, können in diesen Bereich relevante Unterlagen hochladen, wie z.B. Arbeitsverträge und Stundennachweise. Die Abrechnungen und Meldungen werden von uns in den Akten ergänzt. Folglich haben Sie jederzeit unabhängig von Ihrem Aufenthalt die Informationen zur Verfügung. Selbstverständlich werden die Daten täglich gesichert.
Die Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) werden regelmäßig alle 4 Jahre durchgeführt. Die Informationen werden digital mit Hilfe des EuBP-Exports direkt an die DRV geschickt. Der Prüfer wertet die Daten aus und fordert daraufhin verschiedene Unterlagen an. Von der Prüfung selbst bekommen Sie nur wenig mit, denn die Kommunikation erfolgt zwischen dem Prüfer und uns.
Nein. Sie sind herzlich willkommen in unsere Räumlichkeiten, jedoch haben Sie wichtigere Aufgaben zu erledigen, als die Unterlagen zu uns zu bringen. Laden Sie einfach die Stundennachweise in die Cloud. Sie haben dann zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Die Unterlagen sind in der Personalakte und jederzeit abrufbar und sparen sich wertvolle Zeit.