Buchhaltung beginnt mit dem Belegesortieren - sie sollte aber nicht dort enden

Zuerst einmal Ordnung schaffen. Das ist meistens der erste Schritt um, ein aussagefähiges Rechnungswesen zu erreichen. Das Rechnungswesen ist eine der zentralsten Kontrollbereiche und wird insbesondere bei kleinen Unternehmen oft stiefmütterlich behandelt. Nicht selten besteht die Buchhaltung eben aus dem Sortieren der Belege für den Steuerberater. Dieser lässt die Buchungen von seiner Belegschaft erledigen und schickt in vielen Fällen seine DATEV-Standardauswertung an den Unternehmer zurück, der sich zwei bis drei Zahlen davon ansieht und die Auswertung in einen Ordner abheftet. Schön - solange das Boot im klaren und ruhigen Gewässer segelt. Kommt jedoch Sturm auf, reagiert der Unternehmer zu spät, weil ihm die Informationen über einen Monat erst 6 bis 8 Wochen nach Monatsende zur Verfügung stehen - und eine Standardauswertung kann eben doch nicht auf jede Branche und jedes Unternehmen angewendet werden.

Viel aussagekräftiger und somit interessanter ist die Verknüpfung der Zahlen aus der Buchhaltung mit den Vorgängen in der Warenwirtschaft. Beispielsweise ist es von Nutzen:

• den Roherlös pro Artikel, pro Absatzgebiet oder pro Kundengruppe oder bei einer Spedition pro LKW zu wissen.
• ein Betriebsergebnis, das auf einen Profit-Center oder eine Kostenstelle eingegrenzt werden kann.
• beim Betreten der Kundenmaske, sollen Umsatzzahlen und OP-Stand sichtbar sein
• beim Kunden wird das tatsächliche Zahlungsziel errechnet (DSO)

Da gibt es sicher noch viele andere Ansatzpunkte, um den Erfolg des Unternehmens effektiver überwachen zu können. Aufwand entsteht dabei für die Erfassung der Buchungen, wobei durch die Faktura alle Ausgangsrechnungen gebucht werden. Ebenso verhält es sich bei den Eingangsrechnungen, die über die Rechnungsprüfung im Einkauf automatisch gebucht werden. Durch den Zahlungsverkehr wird ein Großteil der Kontoauszüge erfasst.

Bauchgefühl contra Kennzahlen

Unsere Erfahrung zeigt: Der Unternehmer hat ein sehr gut entwickeltes Bauchgefühl. Er hat es seit der Gründung seines Unternehmens geschult und wenn das Gefühl nicht stimmen würde, wäre das Unternehmen mittelfristig gescheitert. Er kann seine Preise im Kopf kalkulieren und unterm Strich bleibt dann schon was übrig.

Wir versuchen nicht das Bauchgefühl des Unternehmers zu ersetzen, sondern wir bauen rund um dieses Gefühl ein kundenspzifisches Berichtswesen auf, mit dem der Unternehmer tatsächlich etwas anfangen kann und vor allem dem er auch vertrauen kann. Das hat klare Vorteile gegenüber einem Standardberichtswesen: Wächst das Unternehmen, gibt es größere Veränderungen oder entstehen Krisensituationen, verliert das Bauchgefühl die Genauigkeit und Fehlentscheidungen können die Folge sein.